轻松Word排版,使用多级列表实现标题自动编号

设计文件排版,你终会体验到规范的结构化文档模板的重要。这里教你使用Word文档多级列表和样式编设计文件模板。

刷了设计文件那么多年,这个问题是否一直困扰着你?

如何实现文件标题自动编号?

就是刷样式“一级标题”时,标题自动编号“一. XX标题”,或者添加了“图1-1 XX图名”。

是不是觉得好高深?今天四张图告诉你其中套路!

01 问题描述

设计文件排版,你终会体验到规范的结构化文档模板的重要。

通信设计老鸟出版一阶段设计文件时,总会问第一句话,“有模板吗?”

往往,我们膜拜于设计院的总工、大神们事前编好的一阶段设计模板,随手可以用那种。

有时,求人不如求己,没有模板,这里教你编模板。

特别是,逐级排列的规范化WORD文档模板。

关键在于两个东西:样式、多级列表。

(1)有样式,你输出的文档才会格式统一,方便修改和维护。

注意:各级标题的样式由“样式”来设置,包括字体、段落等样式。

(2)多级列表,让你更容易管理各级标题,更容易自动编号和层次分明去管理。

注意:从“一、1、…1.1.1.1.1.1.1.1. ”由“多级列表”设置,可自动生成编号。

那么,怎么实现呢?先配置样式,后关联多级列表。 自动生成标题编号、图号、表号及样式可由“多级列表”+“样式”设置。

02 操作要领

要在刷样式时实现标题自动编号,关键两步:设置好样式,设置多级列表。

在开始之前,你得懂得文档结构化的标题及样式在哪里可以调出呢?

(1)标题层级:通过勾选“视图>>导航窗格”即可呈现。

(2)样式层级:在选项卡中,点击“开始>>样式”右下角箭头即可列出。

第一步:创建样式,设置好各级标题样式

<1>按文档结构化顺序,创建各层级标题样式,如一级标题、二级标题,…、图名、表名等。 这个过程需要耐心,逐个标题进行设置字体、段落等样式,耗时比较长。

<2>根据格式化创建各级标题的新样式,包括大纲级别、字体、段落、样式基准等具体样式。

提示:设置好第一个标题样式后,第二个标题样式的“样式基准”关联第一个标题样式的话,将继承现有样式,如字体、字号等,可以减少重复设置各级标题样式的耗时。

重要:各级标题必须设置好对应的大纲级别,比如八级标题的大纲级别必须设置为“8级”。

第二步:设置多级列表,按大纲级别关联对应的标题样式。 敲黑板了,这张图很重要! 一级一级标题来进行设置,给点耐心。

(1)在“开始选项卡>>多级列表”中打开多级列表,拉到底部,出现“定义新的多级列表”,点击即可开始设置。

(2)从一级、二级…,逐级开始设置标题的编号,并对应进行样式关联。

(3)这过程中,必须掌握编号规则,见下图:

(a)红框、蓝框的编号必须从下拉列表选择,注意,手工输入是不会自动编号的。不小心搞错,删除掉,重新从下拉列表中选编号。

(b)文字(如图、表)或连接符可手工输入。

(c)设置完成编号后,设置字体,注意与对应标题样式保持一致。

比如:“表1.1-1”:先选择“包含的级别编号来自”,比如二级标题(呈现为中间的1.1),然后再选择“此级别的编号样式”,即显示为“-”后面的“1”,最后在两级编号前分别添加“表”、“-”(这两个可以手工输入)。

(4)关联对应的样式,并设置显示级别。

比如,这次设置的是8级标题,那么将级别链接到样式中的“八级标题”(对应刚才第一步设置的样式),这样子你刷格式的时候才会关联到这个编号,不是关联到它,后面刷出千奇百怪的东西,你自己都搞不清的。

(5)设置编号位置、制表位等其他样式。

书上得来终觉浅,不妨有时间你也设置一下,相信你会领会更深刻的。